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湖南现代物流职业技术学院文件

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湘物院[2016]12号

 

湖南现代物流职业技术学院合同管理办法

 

第一章 总则

第一条 为规范湖南现代物流职业技术学院（以下简称学院）各类合同行为，防范合同风险，维护学院合法权益，促进学院改革和发展，根据《中华人民共和国合同法》以及相关法律法规的规定，结合学院实际，特制定本管理办法。

第二条 本办法所称合同是指学院法定代表人或者学院法定代表人授权委托的代理人代表学院与自然人、法人或者其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的、涉及经济权益的书面协议。

第三条 学院合同管理实行统一管理，分类履行，责任到人，全面监督的制度。合同管理遵循防范风险和责权利相统一的原则。

第四条 本办法根据合同性质、标的大小及法律风险分为一般合同、重要合同、重大合同三类，按照学院统一管理、分类履行的合同管理体制，分别适用相应的合同管理程序。

第五条经过招投标程序签订的合同依照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规、政策规定要求执行。 

第二章合同管理部门及职责

第六条 学院党政办是合同综合管理部门，负责协调合同具体承办部门的合同管理工作，除明确分类管理的合同外，视学院综合性合同的内容和性质决定其具体承办部门。其主要职责如下：

（一）负责统筹协调学院日常合同管理，指导学院合同具体承办部门的合同管理工作；

（二）负责管理学院合同审查审批流程；

（三）负责组织协调学院相关部门、法务专家小组或校内、外法律顾问对重大合同和必要的合同进行论证和审核；参与解决合同纠纷与调解、仲裁与诉讼活动；

（四）负责学院合同管理中的法律服务联系工作；

（五）负责合同用印章管理；

（六）监督和考核各部门合同管理工作；

(七）合同文本以及相关材料的保管和备案。

第七条 合同具体承办部门是指经学院法定代表人授权，代表学院起草、履行和管理合同的相关部门和单位。其主要职责如下：

（一）负责合同项目的可行性研究和合同对方的资信调查。核实合同相对方的主体资格、资信情况、履约能力以及签约代表的合法身份，对合同的真实性、合法性、可行性、效益性负责；

（二）负责合同的谈判、起草、审批、履行等工作。重大项目合同申请组织学院相关管理部门或工作小组对职责范围内的合同事项按程序进行研究、论证、决策；

（三）审核合同基本条款的完备情况；审核合同的内容是否与招投标文件或谈判内容一致，是否符合学院相关规定；

（四）具体负责本部门承办合同的全面履行，部门主要负责人对合同管理负领导责任，分管领导是直接责任人，并确定专人作为合同管理人员。跟踪合同履行情况，及时组织实施并处理有关问题，确保双方权利、义务的实现和合同的顺利实施；

（五）对合同项目的经济性、可行性、合法性及价款的合理性等负直接责任；根据合同履行中问题，提出解决问题的意见或建议；及时上报和处理合同纠纷，参加相关的合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动；

（六）严格合同的事前、事中、事后管理。年末总结上报部门全年度合同履行情况，编制学院合同汇总报表，连同相关资料，建立合同档案，进行妥当保管。

第八条 合同协办部门是指协助合同具体承办部门履行合同内容，承担合同部分权利义务的相关部门和单位。其职责与合同具体承办部门相同，并承当相应的合同管理责任。

第九条 纪检监察审计处是合同管理监督审查部门。坚持依照国家法律、行政法规和学院制度的规定, 坚持依法依规督查督办原则，对合同的签订、履行开展督查督办工作。其审查审批内容主要包括：

(一)合同的合法性。协助法律顾问审查合同是否符合国家法律、政策，审查合同是否符合学院的相关制度、规定；

（二）合同程序的合法合规性。监察选择合同对方签订合同的理由是否充分，相关程序是否到位，重大合同是否听取了相关专家的意见和经过必要的规定程序；监察承办部门对合同的履行是否正确、恰当。

第十条 计财处是合同管理财务审查部门。主要审查审批经济类合同条款是否符合相关财税法律法规以及学院有关财经政策和财务管理规定；合同款项支付是否有经费来源保障；资金结算及付款方式是否合理、合法等内容。计财处同时负责审查学院合同履行是否符合预算计划，经济效益是否达到预期目标。

第十一条 学院聘任校内法律顾问，负责协助管理合同的起草、审查、履行等工作。主要有以下职责：

（一）协助草拟、制定、审查或者修改合同相关法律文书；

（二）审查合同的法律形式是否完备。必要条款是否具备，内容是否合理合法，合同的违约责任及解决争议的条款是否完整等；

（三）根据学院合同管理职能部门要求，参与合同的磋商、谈判，进行法律分析、论证等工作；

（四）参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等工作。

学院也可聘请校外法律顾问。校外法律顾问根据学院职能部门的需要和申请，可参与合同的起草、修改和审核；参与重大合同谈判；合同纠纷的调解、仲裁、诉讼；接受学院各职能部门的法律事务咨询等活动。

第十二条学院可根据合同管理工作需要成立法务工作小组，负责审议、论证合同的可行性、合法合规性；协助合同的起草、签订、履行等工作。法务工作小组原则上由党政办、纪检监察处、计财处、法律顾问和相关工作部门人员组成。

 

第三章 合同的起草和审查审批

第十三条 合同具体承办部门根据学院制定的标准合同文本和学校相关制度要求起草合同。起草合同前需要进行谈判的，应及时向相关合同管理部门报告；合同谈判涉及重大分歧或需要法律专业支持的，应联系学院党政办协调法律专家参加。

第十四条 合同在审查、审批之前，合同具体承办部门应从维护学院利益的目的出发，对合同当事人的资质和履约能力进行调查，在对合作事项的可行性、合法性进行充分必要论证之后，再开展合同文本起草工作。

第十五条 合同文本经审查需要修改的，合同起草单位应根据有关审查部门的修改建议，及时对合同进行修改，并送相关部门复查通过。合同文本通过审查但在签订前有异动的，应重新审查审批。

第十六条 合同申报审查审批时，应做到合同主要条款明确，内容充实，材料齐全，手续完备。所有合同签订原则上应提前提交相关职能部门审查和审批，以保证审查充分，审批严格。

合同承办具体部门必须填写《湖南现代物流职业技术学院合同审批表》，并与合同审查的原始材料一同按照审批表程序提交审查审批。

第十七条 合同根据分类适用不同审查审批程序：

（一）一般合同是指合同承办部门在职能范围内为从事正常业务所签订的标的额较小，金额在5万以下，对学院发展影响较小的合同。一般合同需经必要的常规审查审批程序后，原则上由法定代表人签订，也可通过授权委托学院分管领导签订合同。

（二）重要合同是指标的额较大，金额在5万元以上，25万元以下，或对学院发展可能产生较大影响的合同。重要合同需经过有关合同管理职能部门或学院法务专家小组对合同进行调查论证并提出意见之后，再经必要的常规审查审批程序后，原则上由法定代表人签订合同。

（三）重大合同是指标的额大，金额在25万元以上，或对学院发展可能产生重大影响的合同。包括以学院名义同外单位合作、共建或办学等的合同；承包经营合同；对外投资、融资借款合同；房屋场地和重大设备租赁合同；无形资产转让合同等。重大合同的事项必须经过院务会或党委会集体研究审议，原则上50万元以下合同经院务会研究决定，50万元以上合同经过党委会集体审议决定；有关合同管理职能部门或学院法务专家小组对重大合同进行调查论证并提供论证报告，再经必要的常规审查审批程序后，由学院法定代表人签订合同。

第十八条 合同管理部门主要负责人对审查后的合同文本签署意见。合同内容涉及到多个职能部门的，须由相关职能部门会签。相关部门对合同中与其相关的内容进行审查。

 

第四章合同的签订、履行与变更

第十九条 以学院名义签订合同，应一律采用书面形式。通过信件和数据电文（包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件）等就合同主要条款达成协议的，应当签订确认书，签订确认书时合同成立。

第二十条 以学院名义订立的合同，不得在空白文本上盖章；原则上严禁以传真的形式传送双方签字盖章的合同；禁止将我方先行签字盖章后的合同以信函、快递的形式递交对方签字盖章；如有特殊情况，须经院长批准。

签订合同，一般应选择我方注册地的人民法院管辖。

第二十一条 合同签订后，学院合同具体承办部门应当建立合同档案，根据党政办合同文本归类编号，记录合同签订时间、合同名称、合同类别、合同金额、合同履行期限、对方单位、经办人、审批签署人、合同履行情况等有关信息，并报学院党政办登记备案。

第二十二条 依法签订的合同，学院及合同具体承办部门应当遵循诚实信用的原则全面履行合同义务，不得擅自变更或解除合同。合同具体承办部门应及时跟踪和了解合同相对方履行合同义务的情况，对合同执行情况进行动态监督，督促合同当事人依法履行合同。

第二十三条 因情况发生变化或出现不可抗力需要变更或者解除合同的，学院合同具体承办部门应在法律规定或合同约定的期限内先与对方进行协商，达成一致书面意见。合同的变更或解除，一律采用书面形式。

变更或解除合同的程序依照签订合同的审查审批要求一致。变更合同提交审查、审批时，必须说明合同变更的理由、变更的内容、与原合同的关系等。合同变更后，合同编号不予改变。变更或解除后的合同纳入本办法规定的管理范围。

第二十四条 学院合同具体承办部门应当妥善处理合同履行过程中出现的问题，遇履约困难或违约等情况应立即向学院汇报，汇报后及时以书面函件形式通知对方，并积极采取措施防止损失扩大；对合同双方往来的文书以及便签、便函等履行合同的凭据应当妥善保管，并纳入本部门合同归档资料管理。

合同具体履行人员应保存合同履行过程中所产生的相关材料。因保管不善造成不利后果或者故意销毁、隐匿合同材料的，学院依据有关规定追究其责任。

第二十五条 学院计财处负责合同履行的收付款工作，根据合同正本、合同承办部门负责人签章、验收意见方和学院领导的审核意见可办理财务结算。对具有以下情形的业务，计财处应拒绝付款并及时向院长报告有关情况：

（一）发票或合同审批手续不完备的；

（二）收付款单位与合同对方当事人名称不一致的；

（三）收付款方式或金额与合同内容不相符的。

第五章合同纠纷的处理

第二十六条 合同履行过程中如与对方当事人发生纠纷，应按合同约定、国家法律法规的有关规定妥善处理。合同纠纷发生后，合同承办部门应及时将有关情况报学院，并立即组织专门工作小组或指派专人认真应对、妥善处理。

重大合同应及时委托学院法律顾问参与纠纷处理；经协商仍无法解决的，报学院院长同意后，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。

第二十七条 处理合同纠纷的原则是以协商为主，有理、有利、有节；以法律法规为准绳，以合同约定为依据，保障学院合法权益。

第二十八条 合同纠纷处理完毕，合同承办部门应将有关资料汇总、归档，以备查考，同时将处理情况书面报学院合同管理部门备查。

 

第六章罚则

第二十九条 有下列情形之一，未给学院造成损失的，对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育；给学院造成损失的，视其情节轻重和造成损失的大小分别给予不同的行政处分和经济处罚：

（一）学院合同承办部门、合同管理人员、负责合同实施的有关单位和人员没有按本办法的规定履行职责的；

（二）委托代理人超越学院法人授权委托权限签订合同的；

（三）合同承办单位、合同签订人未调查对方资信情况、未审查对方主体资格，给学院造成损失的；

（四）应签订书面合同而未签订，给学院造成损失的；

（五）丢失或者擅自销毁合同和合同附件，以及合同履行过程形成的各种函件、单据的。

第三十条 未经学院批准或者授权，擅自以学院名义签订合同的单位或个人，应对该合同承担全部责任。给学院造成损失的，学院视情况追究单位负责人或有关责任人行政、经济、法律责任。

第三十一条 在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私，损害学院利益的，依据有关法律、法规和学院规章制度规定追究当事人责任。

第三十二条 学院内任何单位或个人不得擅自以学院名义对外提供担保，擅自为他人提供担保给学院造成损失的，由担保人承担经济责任，并给予以纪律处分。

 

第七章附则

第三十三条 学院所有合同实行严格的档案制度。凡归档的合同文件材料必须是原件。

签订的合同在学院留存一式四份，供合同具体承办部门、学院党政办、计财处、纪检监察审计处存档使用。

第三十四条 学院党政办负责合同审批表的保管和归档，并将合同正本交档案室由其汇总整理和归档。

合同履行完毕或合同权利义务终止时，合同具体承办部门应及时将履行、变更、解除合同的有关资料送党政办存档。具体承办部门合同管理负责人将属于归档范围的合同文件材料（合同执行的分期验收材料、图纸、标书、资产清单等）收集齐全，系统整理，经部门负责人审查后，于第二年上半年移交学院档案室集中保管。

第三十五条 合同存档管理参照«湖南现代物流职业技术学院档案管理办法»。

第三十六条 学院举办或设立的事业单位法人、独资企业法人可参照本办法管理合同事务。

第三十七条 本办法由学院党政办负责解释。

第三十八条 本办法自公布之日起实施。

附件：《湖南现代物流职业技术学院合同审批表》 

 

2016年6月15日